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【必見!】ExcelのVBAで小さな福祉施設でも改善ポイントはたくさんある

有料のサービスを使うほどじゃないけどExcelでの事務作業がきらい…なんとかしたいなぁ

そんなあなたの悩みにお答えします。

記事の内容

・仕訳の複写入力

・月間記録表の自動入力と初期値設定

・電子で印影を作成し押印作業をなくす

この記事を書いている僕は、情報システム10年以上のベテランです。

知り合いの会社の業務改善を援助しています。

筆者の信頼性

・実際に今も使用している

・社内でもたくさんの業務改善経験あり

・現在も相談を受けては改善している

ちいさな福祉施設でもExcel作業をたくさん改善できる

ちいさな会社でも特に非IT企業の場合、事務作業が本当にきらいだったり苦手だったりする人がおおいです。

人間力や別のところでの知識はずば抜けているんですが…

事務員さんをパートで雇ったりしている人もいますが、正直、業務改善までできる人って稀ですね。20年近く働いてきましたが、正社員の中でも実際に業務改善案を持っている人は、10人中3人ぐらい。実際に、業務改善まで行えた人は、10人中1日もいないです。

仕訳のかんたん複写機能

どんな会社でも絶対に必要なのが、経理処理ですね…

レシートや領収書を見ながらExcelに入力していますよね。

作業としては、日付や買ったお店、金額などを入力していくのですが、ほとんど同じ内容を入力しているのに毎回、入力していました。

ショートカットキーを教えても全然使えないので、もっとシンプルなもので便利にしないといけないことを感じました(笑)

実際のテンプレですね。これ、入力しています。

月ぐらいは、コピーしていたのですが、あとは、手入力している状況でした。

なので、摘要欄をダブルクリックしたら、その行を1番下の行に追加する機能を作りました。

たとえば下から6行目の、5月1日現金121円の適用をクリックする

あとは、最下行でダブルクリックした時は、キーワードで検索できるようにしました。

年に2回しか支払いがないとかだと探すのも大変なので、検索機能をつけました。パソコンが得意なひとだとCtrf+Fで検索してすぐに見つけるでしょうが、ちゃんとレベルに合わせて工夫する必要があることを痛感しました💦

月間記録の日付自動入力

色んな仕事で、月間の表を作ることは多いと思います。

行政が絡むようなものは、とくに月間での請求をしたりが多いと思います。

こんな表ってあるあるですよね。

同じシートが10シートあります。今までは、カレンダーをみて1シートつくったのをコピーして貼り付けてを繰り返していました。

たまに、曜日を間違えていたりして大変💦というので、なんとかしてーってことで、関数で対応しようかと思いましたが関数だと壊れる可能性があるのと、シートの増減時に考慮が面倒だったので、VBAで作成しました。

左上の年月分を入力して、A1かA4をダブルクリックすると作成されます。

今でも、10シートぐらいありますが5秒ぐらいで処理が終わります。

速さより自動ってのがストレスが減って喜んでもらっています。

電子で印影を作成し押印作業をなくす

請求書や領収書に角印や丸印をおす文化は、まだまだ日本には根強くありますが、法的にはあまり意味はありません。

最近は、印鑑を含めて印刷している請求書も増えてきていると思います。

Saasのシステムだと請求書や領収書の紙での発行は受付していない会社も数多くあります。

請求書や領収書を紙で対応することでの事務作業と人件費の発生が割に合わないという判断だと思います。

ただしい気はします。まぁ、それは別問題として

たったこれだけですが、請求書に印影を置くだけで見た目もいいですし、押印する作業の手間がなくなりとても楽になります。

押印作業はそこまで時間がかかるわけじゃないですが、ストレスがすごいらしいです…たしかに、角印って押しにくいですしね

ちいさな企業だからこそミニマムな改善はいっぱい

この3点の改善でも、IT企業にお願いしたらそれなりにお金も取られると思います。

まぁ、そりゃあそうですよね…これを自分でやろうと思ってもできないもんです…知識があればすぐにできますが…

ITっていうとシステムでって思うと思いますが、階段があるので段階をすすめばいいと思います。

企業の規模によっても、必要なIT技術は違いますしね

H3

まとめ

  • Excelの事務作業はもっと楽にできるよ
  • 知識がある人に相談すると時間もそうだけど、ストレスが減るよ

 

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