中小企業システム開発・導入プロジェクト失敗しないために大切なこと

こんにちは、ごろうです!

『システム開発や導入ってどうやったらうまくいくかがわからない?』と悩んでいませんか?

そんな方に向けて、今回はプロジェクト管理について書いていきます。

ごろう
本記事は以下のような人に少しでもお役に立ちたいと思って書きました!

・プロジェクト管理のやり方がわからない

・システム開発導入を問題なくやれるようになりたい

・最小限の費用で導入できるようになったらいいなぁ


この記事では、「システム開発・導入でプロジェクト管理して成功したい人向けに」に紹介しますね!

今回大切なのは、「プロジェクトの成功は、計画管理が大切ってこと」。

本記事で書いてあることを実践すれば、計画管理の方法がわかるようになりますので、ぜひご覧ください!

ごろうの経歴

  • 情報システム歴10年以上
  • 数億円のプロジェクト管理経験
  • プロジェクト管理方法の教育経験済み
目次

システム開発・導入プロジェクトってどうやったらいいの?

システム会社に発注や、月額課金制のシステムを契約したらもう、それで成功したも同然って考えている人は、たぶんこの記事を読んでないでしょう。

システム開発・導入って最悪、裁判沙汰(なりかけを見たことあり)になったりします。システム会社もユーザー側もしっかり管理しないとなっちゃうんですよね。本当に。

ユーザー側として、しっかりプロジェクト管理をすることで、システム開発・導入に導くための方法紹介します。

システム開発・導入のプロジェクト管理

最初プロジェクトをマネジメントすることになった時に、「どうしたらいいの?」と、同じ悩みをもっていましたー!何からしたらいいのか、どんリスクがあるのかもわからないですよね!本や色んな人に聞いて、実践し、克服してきた経験が縁紡ぐにはあります。

まずは、結論です。

開発・導入を成功させるための方法
  • 体制図と役割を決める
  • 計画を作る
  • 実施管理と再計画の繰り返し

プロジェクトの失敗する理由

まずは、プロジェクトの失敗するパターンがあるので、それをしなければ成功する可能性は高くなります。

  1. システム会社がどうにかしれくれるんでしょ?お金はらってるんだから
  2. ごめんごめん、前(期限1週間前)にもらった質問票、今、おくりました!の期限レスおそおそPL
  3. なんとかなるさー(ユーザー・システム会社共通)

すべて当然ですよねー

1は、たまにいる飲食店や接客してもらうとこで「俺は客やぞー!」って感じになる人。システムを作ったり導入したりするときは、結構、こういう態度をしがちになっちゃいます。相手も、人間ですし、その気持ちがシステム会社では気づきにくい問題を見つけれずに、あとになって大問題になるんですよね。

2は、期限を守れないのならシステム開発も期間が延びてお金も当然払うってことになります。だけど、お金は払えないっていうから、システム会社は無理してしまい、あとで問題になっちゃうんですよね。レスは遅い人に成功者はいません。

3は、システム会社も共通です。わたしは、システム会社のPMが「なんくるなるさ~(沖縄風)」って言ってたのを信用してたら、受入テストができないレベルのバグ・・・
裁判するやらしないやらまでこじれかけることもありました(契約時に必要機能一覧を作成し条件にいれていたので、システム会社がプロジェクトを大規模にやりなおして稼働までいきました)。

ユーザーも同じことが言えます。なんとかなるさーで、受入テストもせずに本番稼働したり、期間も金額も合わない状態にシステム会社を追い込んでる状態に気づかず、そのまま稼働!取引先に間違った請求書送ったり、引き落とししたり💦

そんなことにならないように、みなさんにはなってほしいです。

プロジェクトの体制

一般的なプロジェクトの体制図です。

こんな感じですかね。プロジェクトマネージャーが社長や、取締役、部長の場合が多くて、プロジェクトリーダーは、課長や現場のリーダーがなる場合が多いです。

大切なのは体制図より、役割を決めることです。

今まで経験してきた中でよかったと思う役割分担は、

プロジェクトマネージャー

システム会社とお金のはなし
社内説明

プロジェクトリーダー

計画実施管理

これですね。お金の話をPLがすると、普段のやり取りに支障が出るかもしれないので、お金の話と、社内の調整はプロジェクトマネージャーが行うのがいいです。

そして、プロジェクトが成功するかしないかは、プロジェクトリーダーの計画実施管理にかかっています。もう、本当にこれ大切!

絶対に忘れないでください!計画がめっちゃ大切!これ忘れちゃいけませよー

計画管理・実施管理がいちばん大切

計画実施管理のうち、計画管理がいちばん大切です。計画が、すべて完璧で外的要因での変更もなければ、それ通りにやれば成功しますしね。

でも、実際はそうはいかないんです。本当にいろんな要因で計画は変更しなければならなくなります。今まで経験したのは、知らないパターンが出てくる、追加要望がくる、法改正が行われて条件が変わる、開発が遅れているから、移行データの作成をしてほい、テストを一緒にしてほしいetc.

本当にいろいろあります。

計画管理しないのは、用意せずに富士山に登るのと一緒

富士山って何メートルあるかもわからずに、じゃあ、明日みんなで登ろうね!10時に集合でよろしく!で、登頂できる可能性って何パーセントありますか?無理していって、怪我したり、遭難したりする可能性が高くないですか?

システム導入開発ってなると、なぜかみんなこの無謀な登頂をしはじめるんです💦そんで、システム会社に「どうするねーん!」って文句を言う…

ちなみに、わたしは富士山登ったことはありませんが(笑)

計画はどうやって考えるのか

計画の大切さはわかったけど、実際どうやって作ったらいいか分からないですよね。だって、プロジェクトって生き物だから、毎回おなじことなんてないからです。

じゃあ、余計にどうやってやるの?って、ことになりますが(笑)

計画の作成のことをWBSというんですが、この言葉は覚えなくていいです。ググる時の参考程度に知っておいてもらったら。

そして、計画をたてる時に使うオススメは、『マインドマップ』です❕

わたしは、マインドマップマニアぐらいマインドマップを使います。

例えば、ステーキを今から作るってなった時の計画を立てみましょう!

なんとなく作れるステーキですが、実はみんなこんなところまで頭で考えてやっているんですよねー!料理ってボケ防止になるっていうのがよくわかります。

実際は、計量カップで測ったりするかもしれないので、もっと細かくなるんですよね。これが、システム導入や開発ってなったらどんなことがあるのか、めっちゃ想像、いや、妄想しないといけないんですねー本当に、妄想しまっくて頭を整理するから、未来に起こりえる問題を先に解決する手がうてるんですよね。

これ、本当にユーザー側ってしないし、変に自信がある人もしないです(笑)

マインドマップのオススメは、MindMeisterです。

計画は、第三者に何でこうしたの?って聞いてもらうと深くなる

ひとりで、妄想レベルで考えているとどうしても抜けていたり、観点が偏ってしまうことがありますよね。人間ですから、仕方ないことですよね。

だから、第三者に「にんにく焼くってどのくらい?」「野菜をもりつけるってどんな風に?」って、聞いてもらうと、妄想が細かくできていないところが見えてきますよね!だから、第三者に見てもらえるならみてもらった方がより精度があがります。

計画を立てたら工数予想をしてスケジュール化しよう!

マインドマップマップでできるのは、何をする必要があるかです。じゃあ、それにどれだけの時間がかかるのかが、計画では大切です。例えば、ステーキを作るでも、すべての材料があるのと、材料を1店舗で買える場合と、2店舗回らないと手に入らない場合とでは、出来上がる時間に差がでます。

なので、ひとつひとつに時間を割り当てることで何時にステーキが食べれるかわかるのです。

そこで、使うのがガントチャートです。ガントさんが作ったガントチャート(どうでもいい(笑))

ガントチャートってどんなものかというと、

こんな感じの、マインドマップで作ったタスクを並べていって、工数を割り当ててかかる日数を見えるかするんですね。ガントチャートには、いろんな用法等があるんですが、シンプルにこれだけで経験上十分だと思います。

数億規模でユーザー側がであればイナズマ線とか覚えなくていいです。

ガントチャートでオススメは、ExcelであればProjectExcellerか、Webアプリでは、jootoLycheeがおすすめです。Lycheeは、無料で使える範囲が減ってしまったので、無料で使いたい人は、jootoで試すのがいいです。ほかにもたくさんのガントチャート作成サービスがあるので、ググって自分にあったものを探してみてください。

工数はちょっと余裕を見ておくけど、隠しておく

ガントチャートは、みんなで共有しながら進めていく方が、担当者も優先順位や、今の進捗度合いが分かりやすくなりますが、余裕があるなっていう気持ちになると、プロジェクトの後半で余裕がなくなり、そして遅れるってことになります。

予定って不思議とほとんとの場合、遅れるんですよね。それだけ考慮不足が発生しているってことなんでしょうが。

だから、計画作成者以上の人しかしらない、隠し玉的な余裕は見ておいてください。これは、絶対ではありませんので、好みに合わせてになりますね。

番外的なこと

ちょっと計画作成とは異なるけど、計画作成者は、お金のことは聞いておいてください。交渉には入らなくていいんですが、情報は知っておくことは必要だと思いますし、プロジェクトを続行するかの判断もしてください。

プロジェクトマネージャーなど責任が重いひとは、意地になって引き返す判断ができないことがあります。これはプロジェクリーダーも同じです。ちゃんと、本来の目的や目標が何も達成できず、費用対効果がないと思ったらちゃんと引き返さないといけません。

自分が導入や開発を決定したらから、その判断が正しかったとしたくなる気持ちは、めっちゃわかるんですが、そこは、冷静に判断する必要があります。間違った判断をしてはいけません。

わたしは、引き返す判断をできる可能性があるひとはとても優秀で会社のことを想い、素晴らしい人だと思う。

結論

とにかく、計画が大切で、妄想しまくることが大切。

妄想するんやでって、プロジェクトを管理する方法を教えてるときには、めっちゃ言います。妄想して計画を立ててを繰り返すんです。

そして、ガントチャートに落とし込んでいく。工数と担当決めたりしながら、また、妄想する。本当にこれの繰り返しです。この作業が、結果、成功という効果をもたらすのです。

開発・導入を成功させるための方法
  • 体制図と役割を決める
  • 計画を作る
  • 実施管理と再計画の繰り返し
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