中小企業の業務改善・システム開発する前にすること

体重測定

こんにちは、ごろうです!

『システム化とか業務改善したいけどやり方がわからない?』と悩んでいませんか?

そんな方に向けて、今回は、現在の業務調査について書いていきます。

ごろう
本記事は以下のような人に少しでもお役に立ちたいと思って書きました!

・業務改善のやり方がわからない

・業務改善して経費削減したい

・システム化するいちばんいいところを見つけれたらいいなぁ


この記事では、「中小企業で業務改善して売上アップや経費削減を目指していくようになりたい人向けに」に紹介しますね!

今回大切なのは、「システム化や業務改善する大切なことは、現状を知るってこと」。

本記事で書いてあることを実践すれば、業務の実態がわかるようになりますので、ぜひご覧ください!

ごろうの経歴

  • 情報システム歴10年以上
  • 業務改善多数
  • システム開発導入数10以上
目次

中小企業の業務改善の第一歩・現状を知ること

最近、運動不足だし太ってきたなぁ。お腹も出てきたし瘦せないとな。

よし、ダイエットするぞ!
と、なった時にまずは何をしますか?ジムへの申込ですか?それとも、ランニングシューズを買いにいきますか?

最初にすることは、「体重計にのって、今の、体重を知る」ことです。
今を知らないと、何キロ痩せたいのかもわかりません。目標は、瘦せたいだけだと具体性がなくダイエットも続きません。

パーソナルジムなどにいっても現状の体の状態を把握されてから、プランが作られます。何かを変えていくときには、必ず、今の状況を調査するが第一歩です。

仕事で現状を知るってどうやってやっていくのか?これが、次なる疑問になりますよねー!わたしは、10年前に、システム導入のために社内業務調査を初めておこない、そしてコンサルに入ってもらってした経験もあります。

やる内容はコンサルも自分でやっても変わらなかったので、ぜひ、実践してみてください。

現状を把握するステップ
  1. 組織図を作成
  2. 業務一覧表作成
  3. 業務フロー図作成
  4. 工数調査
  5. 現行システム調査

現状知ると、改善点や今できていないことやりたいことが見えてきます。まずは、現状調査してきましょう!

組織図を作成しよう

組織図

小さな企業でもある規模になったら部署をつくったり役割がいろいろ出てくるものです。それがいちばんようやくされているのが組織図ですね。まだ、部署や課がないなら、役割で考えてつくってもらっても構いません。

こういった資料を作成するときに、めっちゃきれいに作ろうとか、分かりやすくするためにどうしたらいいだろう?って、手が止まって進まないことが多々あります。

そんな気持ちはどっかにすてちゃってください(笑)

まずは、進めることが大切。忘れてはいけません。現状を知ることが大切。

部署がない場合は、人や役割で作ってかまわないです。「経理担当・受発注担当・給与計算担当・営業・技術」とかで、組織図を作ってもかまいません。

業務一覧表を作成しよう!

組織図をつくると、おおよその役割が見えてきます。次は、それぞれが行っている業務を知っていきましょう。例えば、受発注担当者は、注文を受けるという仕事、在庫を確認する仕事、協力会社さまに発注する業務などなど、たくさんの業務をこなしています。

電話を受けるや、そうじなど、とにかく就業時間中におこなっているすべてのことを洗い出してきましょう!

って、いうとまた完璧に抜けなく作ろうとしてしまいますが、そんなことは気にしないで作ってくださいね!

業務フロー図作成

実際に業務フロー図作成すると、本当に業務の流れがわかり、改善ポイントが発見しやすくなりますよ。あと、新しく入ってきた人に教育するときに、業務フロー図を使って説明してあげると、自分の業務をおこなう部分の前後や目的が理解しやすくなるので、めっちゃいいです!

わたしの場合、社内の業務調査をおこなうことで、組織の理解が深まり、顔も広くなるという副次効果もありました(笑)

例えば、

STEP
電話で注文を聞きながら
STEP
Excelで在庫を確認
STEP
在庫があれば注文数だけ在庫を減らす
STEP
出荷伝票を作成
STEP
配達員に出荷伝票をわたす
STEP
倉庫から伝票の商品と個数を確認して出荷する
STEP
お客様に納品書をわたす
STEP
帰社して経理担当に納品書控えをわたす
STEP
経理担当は請求書を作成して送付する

こんな感じで、業務が流れて誰が何の役割を果たしてくれていることがわかります。めっちゃいいでしょ!?これだと、経理担当者も自分がどの部分の役割を果たしているのか、配達員も自分が納品書をちゃんと渡さないと、請求が起きないことなど、自分がやっている仕事の意味を理解できるんです。

あと、見えるかするとこんな改善点があるかなぁ、って容易に想像ができるようになるんですね。まだ、早いんですが、ちょっとだけ効果を感じてほしい。我慢できない(笑)

STEP
電話で注文を聞きながら

電話注文をメールや専用サイトから受付したいなぁ

STEP
Excelで在庫を確認

Excelだと確認できる人が限られるので、システム化したい

STEP
在庫があれば注文数だけ在庫を減らす

ネットショップみたいに自動で在庫数表示してほしいな

STEP
出荷伝票を作成

スマホで、情報連携できないかな

STEP
配達員に出荷伝票をわたす

スマホで出荷伝票みれたら楽なのにな

STEP
倉庫から伝票の商品と個数を確認して出荷する

バーコードぴってできたら誤出荷もなくなるのになぁ

STEP
お客様に納品書をわたす

スマホにサインで担当者に後日自動でメールがいったら用紙代削減できるな

STEP
帰社して経理担当に納品書控えをわたす

自動連係で楽したいな

STEP
経理担当は請求書を作成して送付する

電子請求書を自動で送付して欲しいな

ね!めっちゃアイデアが出やすくなるでしょ!?

業務フロー図は、縦でも横でもかまいません。フローチャートがどうしても苦手なら、上のような流れでも作る方がいいです。大切なのは、ひと、もの、データ、ながれが分かり、開始と終了がわかることです。

工数調査をしよう!

業務フロー図を作成すると、ひとつひとつの作業が分かります。じゃあ、いったいこれってどのくらい時間かかってやっているの?ってことを次に調査します。

よくここで出てくる意見が、

ひとによって感覚が違うから数字が当てにならないよ

こんな大体の数字で意味あるの?

これで自分たちの業務がすべてなんて思ってるの?

これとこれはセットでやっているからそれぞれの時間なんて書けないよ

こんな感じ。お気持ちは分かりますが、おおよその時間でもわかることが大切なのです。めっちゃストレスかかる作業、月に1回5時間を改善して、月に1回1時間になるのと、毎日1時間する作業を30分にできたら、どちらが月間通して削減効果が高いでしょうか?

こういった判断材料として使えるですよね。ここは、削減効果よりストレス軽減だ!とか、ミス防止のためのシステムを作るぞ!なんてのもありです。実際、わたしはミスを大幅に削減することで効率化をしたことがありますので。

現行システムやエクセル表などの評価(重要度・使い勝手)調査

現行使っているシステムやエクセルの業務への重要性と使い勝手について調査します。これをすることで、今のシステムの改善点や重要性が高いのに、使い勝手が低いものを改修するのか、新たな機能追加をした方が、投資効果が高いのかが見えてきます。

これ、情シス部門としてちょっと辛い調査ですが、自分が責められいるわけじゃないので前向きにやっちゃいましょう!

現状調査することで回避できることと大変さを改めて知って欲しい

現状調査をすると、いろんな改善ポイントが見えてきます。今、やっていることでも改善や、本来やりたいけどやれていないことなど、いろんなことを知ることができます。

現状調査することで、業務改善で怖い、声が大きい(自分の意見を通そうとするひと)、思い込みが強い、自信過剰、自分の評価がほしい、っていう人の裏付けを取らない、思い込みだけの判断にならないことです。100万の投資で年間200万の削減をでるところではなく、1000万かけて年間100万円の改善に投資をすることが発生するんですよね。

あと、今の仕事で結構忙しい状態の時に、こういった調査は負担であり反発があります。これ、なかったことないです。若手よりベテランの方が、反発が強いです。自分の業務が変えられる可能性を敏感に感じとって、プライドを傷つけられることへの防御反応だと思います。

ごろうは、4か月間、社内の各支店や会計部ふくめて現状調査に専念し約100業務を自分で作成したことがありますし、コンサルさんにやってもらったこともあります。自分でやってもコンサルさんがやっても成果物も成果は一緒でした。コンサルだからビックリするようなものが出てくるなんてことはありませんね。

じゃあ、コンサルさん使うメリットなんてないじゃんって思いますよね。コンサルさんにやってもらった方が精神的も業務的、計画管理も1000万倍楽でしたし、進みがいいですね。自分だけでやっているとどうしても、計画より遅れがちになってしまうもんです。まぁ、コンサルさん入っても、だいたい遅れますがね(笑)

いちど、業務の現状調査にチャレンジしてみてください。以外と難易度が高いことがやってみると分かります。多くの人は、現業を抱えながらやるので、考慮不足になりがちです…

ごろうは、良いことも悪いこともそのまま情報発信します。それが本当に中小企業様にとって有益な情報になることを信じているので。

現状を把握するステップ
  • 組織図を作成
  • 業務一覧表作成
  • 業務フロー図作成
  • 工数調査
  • 現行システム調査
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