電子契約は中小企業の味方!経費削減しよう!

こんにちは、ごろうです!

『電子契約ってなに?難しいんじゃないの?』と悩んでいませんか?

そんな方に向けて、今回は電子契約について書いていきます。

あつし
本記事は以下のような人に少しでもお役に立ちたいと思って書きました!

・電子契約ってメリットあるの?

・電子契約で契約がやれるようになりたい

・電子契約入れたら経費削減になるんだったらいれたいなぁ


この記事では、「中小企業で経費削減したい人向けに」に紹介しますね!

今回大切なのは、「電子契約は簡単だから、導入して節約しようってなること」。

本記事で書いてあることを実践すれば、電子契約が理解できるようになりますので、ぜひご覧ください!

ごろうの経歴

  • 情報システム歴10年以上
  • 社内業務改善でスピード出世
  • 電子契約導入
目次

電子契約

電子契約ってなに?って思っている人もいると思う。なんとなく、今、紙で作って印鑑を押している契約書が、電子に変わるんでしょ?

って、予想していませんか?

そう!実際のそのとおりなんです。

紙が電子に変わっただけ。

簡単に言えば、伝言を伝えるのに「手紙よりメールでやったら経費も時間も削減できるね?」っていうレベルとおなじことぐらい、電子契約は簡単です。

電子契約を導入するメリット

同じ悩みをもっていましたー!本当に便利なるの?なんか種類があるらしいし…


まずは、結論です。

電子契約を導入するメリット
  • 収入印紙代が不要
  • 書類のやりとりする時間を削減できる
  • 郵送費や保管するための場所代が不要

電子契約のながれを知ろう!

電子契約のながれ?って言われても、「うーん?」ってなる人がほとんどですよね?

契約書でもあると思いますが、「御社の契約書のフォーマットで契約しましょうか?」とかってありますよね?

だいだい受注会社が先に押印して発注側に送ることも多いですかね。

電子でも、同時に「契約しまーす!」ってすることはできなんですねー

どちらかが先に送ることになります。

自社発信の場合

自分の会社から相手側に契約書を送って契約締結する場合のながれを確認しましょう。

STEP
契約書を作成

契約書は、Wordで作成してPDF保存することになりますね。

STEP
クラウド契約サービスに契約書をアップロード

これを電子契約を提供している(のちほど紹介)サービスにアップロードします。

STEP
クラウド契約サービスに承認機能がある場合がある

自社ないで誰かの承認をさせたい場合、ワークフロー機能も持っているサービス会社さまもあります。ある程度の企業様だとワークフローがちょっと機能不足かも

STEP
契約相手のメールアドレスを登録すると相手にメールが送信される

契約相手のとしての本人の担保性はこのメールアドレスにあります。このメールアドレス使ってるのは、ごろうなんだから、契約者として送っているだ!ってことです。

STEP
契約相手はメールに記載されているURLから契約承認する

届いたメールにはURLが記載されているので、クリックすると、契約書を確認することができます。契約書に問題がなければ、承認すると契約が成立します。

自社発信の場合は、紙の契約書でいうと自分たちが先に、記名押印してから相手側に郵送するってイメージですね。

相手側発信の場合

今度は、相手側から電子契約をこれでお願いします。と言われたときの流れになります。

STEP
相手側からURL付のメールが届く

URLをクリックすると契約書があって、内容を確認する

※大切なことは、メールをもらった相手が社内の承認をもらっていなくてもポチリしてしまうと契約が成立してしまいます

STEP
承認ボタン押す

契約書に問題がなければ承認すると契約が成立します

電子契約の種類について

じつは…電子契約には2種類あります。

「え?2種類ってなに?請負契約と準委任契約?」って、おもっちゃいますよね。

電子契約は、相手が間違いなく本人である。という本人性が高い方が安心感がある。ということがあります。メールアドレスだけだと、違う人が乗っ取って見てるんじゃないか?って、紙でも似たようなことが起きる事象でも、人は心配しちゃうもんですよね。

電子契約でも、本人が承認したんだよ!っていうことについて2種類の方法があります。

当事者型

ひとつ目は、当事者型といってほとんど使われることがないか、とても大きな金額でしか使われていない方法です。

どういった方法かというと、公的機関である「認証局」にあらかじめ『電子証明書』の発行をしてもらって、それを契約時に本人性の担保として使うことで、メールアドレスだけでなく、第三者が発行した証明書もあることで、本人性が格段にアップするということです。

まぁ、不動産賃貸会社が会社に在籍確認のために電話してくるのと一緒ですね。

じゃあ、みんなこれでやったらいいじゃない?って思いませんか?

これ、めっちゃ費用があがるんです。認証局の手数料は1年で数千円ですが、当事者型で契約をする際の電子契約サービスの料金がかなりあがります。

しかも、両者が認証局で証明書をもっていないといけないので、取引先業者さんへも同様の対応を求めることになっちゃいます。

当事者型のメリット

認証局発行の証明書による本人性のアップ

当事者型のデメリット

費用があがる

契約相手も認証局で証明書が必要

立会人型

一般的に、立会人型が利用されているのが現状です。SMSやメールアドレスで本人確認ができているとする考え方で、まぁ、当事者型にくらべると本人性が低下はしますが…法的は問題ありません。

1契約あたり、100円~300円程度なので費用も安く抑えることができますね。郵送代や、手間を考えると経費削減することができます。

立会人型のメリット

経費が安い

気軽にできる

立会人型のデメリット

当事者型に比べると本人性が落ちる(法的には問題ない)

電子契約サービス有名どころ

では、電子契約で有名なところを紹介します。

認知度がいちばんたかいのは、『クラウドサイン』ですね。CMもよく流れていた時期がありましたね。弁護士ドットコムが運営しているので、法律には強そうです。一番手を走っているので、シェアは№1です。

あとは、『GMOサイン』『Freeサイン』です。後発組は、料金を安くすることや、機能を拡充したり、API連携部分が多かったりします。

中小企業がお試しで使うなら、『クラウドサイン』『GMOサイン』ですね。なんせ、無料アカウントが作成できて、月5通までなら無料で契約をできます。

印紙代、会社さんによっては数万~節約できるようになりますね!

サービス名無料契約可能数料金
クラウドサインあり(月5通)1通あたり
GMOサインあり(月5通)1通あたり
Freeサインあり(月1通)固定金額

電子契約で考えられるパターン

実際に、使うとなると自分が主体で考えてしまいますが、すでに経験があるかもしれませんが、取引先の業者さんから電子契約で契約をしたいって言われるパターンもあります。

この時に、社内の手続きを考えておかないといけないですね。営業担当に契約するためのURLが送られてきて、ポチリとしたら契約成立ってなると、社内の承認がとれていなくても契約ができちゃいますからね。

今、現在は、契約専用メールアドレスを作成してそこで一括管理し、総務など契約を管理する部署で決裁後に承認するって感じが一般的です。ここの対応方法については、業種や規模などによって柔軟にかんがえる必要がありますね。

  • 自社発信で電子契約を結ぶ(簡単)
  • 相手発信で電子契約を結ぶ(社内体制考える必要あり)
  • 電子契約に対応してくれない会社(仕方ない(笑))

電子契約を入れるなら早めにいれて恩恵を受けるべし!

電子契約だと収入印紙代がかからないことが、分かりやすいメリットです。まぁ、大きな税収源ですからみんなが、電子契約に乗り換えていった後には、課税されることが考えられます(笑)

すこしでも早くから、することで経費削減期間がながくなるので、すぐに導入検討していくことをオススメします。あとは、郵送費用や契約印を押印する手間がなくなり、本当に楽になりますよ!大手より、スピード感持って対応できることが、中小企業の利点ですからね!

あとは、地味に長年たつと効果が出る可能性が高いのが、保管場所がいらないってことですね。

電子契約、今すぐやっちゃいましょう!

再結論

電子契約について、内容をわかっていただけたかと思います。

経費削減が簡単にできますので、早めに導入することをオススメします。

電子契約を導入するメリット
  • 収入印紙代が不要
  • 書類のやりとりする時間を削減できる
  • 郵送費や保管するための場所代が不要
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