情報システム

【必見!】小さな企業 IT化のステップアップ

IT化を目指したいけど何からしたらいいかわからないし、だれも得意な人がいないんだよなぁ

そんなあなたの悩みにお答えします。

記事の内容

・IT化のステップアップとは

・段階ごとの例

・誰かに頼って

この記事を書いている僕は、情報システム10年以上のベテランです。

会社では、チーム、部署、社内全体への業務改善を数多く行ってきた実績があります。

筆者の信頼性

・ExcelやACCESSでの業務改善数100以上

・友人の小さな企業の改善お手伝いをしている

・数億円(10億いかないぐらい)規模のユーザー側プロジェクトリーダーとして現場を仕切った

小さな企業の業務改善のステップアップ

第1段階 紙でのやり取りをやめよう!

まだまだ、紙でいろいろしている会社多いんではないでしょうか。

コロナウイルスの影響で、今後、紙から電子への移行が急激に始まります。

なぜ、紙でやることにデメリットがあるかわかりますか?

紙、印刷代、郵送費、保管場所の場所代

FAXの電話料金

紛失リスト

紙でなくデータ保存をしていこう

帳簿でつけてるなら、まずはExcelやACCESSを使ってデータ化して保存することをしていきましょう。

紙で保存すると探すのも大変ですしね!

小さな企業だからこそ一気に変えれるチャンスがありますね!

第2段階 ExcelやACCESSで自動処理クラウド保存

Excelで管理している会社はたくさんあると思いますが、簡単な関数止まりがほとんどです。

VBAやデータベースにすることを少し意識するだけで、営業分析や年間通しての費用の浮き沈み…

何にいくらかかってるのかをすぐにグラフ化することもできます。

紙の帳簿だと、雑費に記入して、総勘定元帳に転記して…

今年、紙代としていくらかかったかを計算しようと思うと、勘定科目のページからひとつひとつ足していくことでやっと把握できます。

Excelなら、フィルター機能で1秒でわかります。

データはクラウド保存しよう!

パソコンに保存していることのリスクを知っておく必要があります。

最近の記録媒体は、SSDという部品に記録されています。以前は、HDD(ハードディスク)と言われるもので記憶していました。

どちらも、故障することは機械ですので当然あります。

壊れた時に、データが抜き出せないこともあります。要するに、デスクトップやらマイドキュメントに保存していたデータが何にもなくなってしまうんですよね。

数人、今まで見てきましたが、お金出すから復活させてくれー!というほど、切羽詰まった感じになるひとばかりです💦

第3段階 ちいさなシステム導入

ここまでくると、Excelのこのファイルとこのファイルを別々で管理するの大変だなぁ…

みんなで一緒に使うからExcelだとしんどいなぁ

なんて、ことになってきたらクラウド型のサービスを導入していきましょう!

別方法として、プログラミングができる人を育てて自社で小さなシステムを作って導入するのもありです☺

第4段階 システム間をRPAかAPIで連携する

クラウド型のシステムをいくつか導入していくと、このシステムの情報を違うシステムに入れるの面倒だな…なんてことになってきます。

例えば、出退勤を管理するシステムと給与計算をするシステムがあったら、出退勤のデータを給与計算システムに入力することをRPA(人間の代わりに決まったルールで処理をする)や、データを連携して、改善したくなります。

ここまでくると、もし出退勤を帳簿等でしていたら、勤務時間と休憩時間を計算して、給与計算してとしている会社と、すべてシステム化、連携している会社とでは生産性が大きく変わってきます。

生産性が悪い会社は、結局同じ価格でものを売ると利益が残らないので潰れる運命となります。

まとめ

これから先は、統合システムですが、数年前にはやりましたが巨大システムは変更に弱く開発費も莫大になるため、最近はちょっと変わってきています。

第4段階目のやり方が増えています。

世の中の変化が速くなっているし、大規模システムだと法改正での対応に費用がめっちゃかかってしまうからです。

 

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