【スペースとゲストスペース】kintone活用！

【kintone活用法】スペースとゲストスペースどう使う？

こんにちは、縁紡ぐです！

『kintoneのスペースとゲストスペース、どうやって使ったらいいの？』と悩んでいませんか？

そんな方に向けて、今回はkintoneの機能概要について解説していきます。

この記事では、「kintoneのスペースの活用」に紹介しますね！


本記事で読んでいただければ、スペースとゲストスペースの使い方のイメージできるようになりますので、ぜひご覧ください！

ごろうの経歴

kintoneのスペースってパソコンのフォルダ

kintoneのスペースは、フォルダのようなものです。

デスクトップがファイルだらけで、どこに使うファイルがあるのか全然わからないようになっている人って見たことありませんか？

これだと自分が使いたいファイルをすぐにみつけることができません。

kintoneでもアプリが増えてくると同じような状態が発生します。

では、こういったファイルだらけの状態を整理する場合、どのように整理しますか？

フォルダを作ってどんなものが保存されているかが分かるように整理します。こうすることで、「誰でも探しやすい！」が実現できます。

kintoneでは、それがスペースになります。

スペースの中にアプリを作成すると、スペースに参加しているピープルだけが利用できるなどの、アクセス権の管理が楽になります。

スペースに所属しないアプリを作成を許可しない

kintoneでは、スペースに所属しないアプリの作成を許可するか許可しないかが、設定で変更することが出来ます。

「kintoneシステム管理➡利用する機能の選択➡スペースに所属しないアプリの作成を許可する」で設定ができます。初期設定は、ONになっていますので、スペースに所属しないアプリの作成が許可されています。

画像のようにチェックを外すと、スペースに所属しないアプリの作成ができなくなります。すでに作成されているスペースに所属しないアプリは、引き続きスペースに所属しないアプリとして利用ができます。

kintone導入時に、スペースを活用して情報を整理整頓して構築するといいですね。

ゲストスペースの活用

ゲストスペースとは、社外の人と情報共有することができる専用のスペースです。kintoneのライセンスがなくても参加することができます。

ゲストユーザーアカウントは、ライトコースで月額１ユーザー580円、スタンダードコースで月額1,200円です。社外の人がkintoneのアカウントを持っている場合は、ライセンスは不要となります。

ゲストユーザーは、招待されたゲストスペースのみが閲覧できるようになっています。専用のスペースなので社内の情報が閲覧できたりはしません。

社労士さんや、税理士さんとの情報共有で活用するとよいでしょう。チャットやメールに埋もれて資料を探すのに苦労するなんてことがなくなります。

また、質問・要望等のアプリを作成しておけば、レコード追加時や更新時に通知設定をしておけば、質問を書き込むだけで、相手に通知がいくため、余計なメールや電話での連絡が不要になりとても便利に使えます。

スペースとゲストスペースまとめ

kintoneは、スレッドやアプリで効率よく情報を管理共有することに優れたツールです。

そのため、情報が増えた時に整理方法をあらかじめて決めておく方が、あとで情報整理で苦労しにくくなります。

kintoneは、使いながら育てるシステムです。情報共有も状況に応じて範囲も変わることがあると思います。大枠のルールを決めて運用しながら、対応していくことが大切です。