メニューリスト検索が大変だぁ!何とかしたい!

日替わりランチメニューが800種類!何とかしたい!

目次

日替わりメニューがあるとメニューがたくさん💦

メニュー

月に1回ご訪問させてもらって、ホームページ、SNSそしてIT全般的な相談や、これからどうやっていくかを一緒に考えさせてもらっています。

お客様は、福祉業界の会社で、就労支援B型のカフェを運営しています。日替わりランチセットが、なんと「一汁八菜」でおかずの種類を売りにしています。

季節ごとや、地方に特産物を買い付けにいったりしているので、メニューがお店がオープンして1年半でなんと800種類に❕

メニューのレシピ探しが大変🔍

カフェレシピ

実際のレシピがこれです。

これが800種類もありますが、いまはExcelで作ったレシピを印刷して、パウチしています。パウチには、管理ナンバーを振ってあり、一覧表で番号とメニューがを管理しています。

最初のうちはこれで、便利に管理ができていたとのことでしたが、最近、

かぼちゃのメニューって何があったっけ?

こうなったら、メニューが800種類もあるリストを上から下までずっと見ていきます💦

他にも、

去年、なんか高野豆腐で美味しいの作ったのなんだっけ?

こんな時には、本当に苦労しながら探しているとのことでした!

こういったヒアリングは、とっても大切ですね。毎月、会うので最初のころは、社長以外は話してこなかったけど、だんだん話すことも増えて、日常のちいさな改善も相談できることができるようになることで、どんどんITレベルがあがっていきます。

色んな話ができると、勉強になりますし、あれも困っているって前聞いたから、これで解決できるんじゃないかってアイデアにもつながりますね。

どんな風に便利にしたいかヒアリング

なんとかこの不便な状況を改善したいんです!

ということで、ヒアリング開始。
関係のない話も、色々しながら要望を聞いていきました。

  • 複数人で同時に使うことはない
  • 自分が見つけたいレシピをぱっと検索したい
  • 新しく登録したら印刷してパウチして使いたい

聞いたところ条件はこちらでけでした。
レシピを見ながら検索することを想像します。

※Excel完成後、できればスマホで見れると外でもパウチがない時でも確認できたらいいなぁ、ってなる(笑)

あつし
メインと副菜とか分けて検索したいことはない?
ありますねーメインのだけで調べたい時があります

データをよく見てると、Excelやシステムでもフリーワード状態だとあるあるの状態を発見!

よくあるシステム化の時の問題点
「とり」「鶏」「トリ」

おなじ鶏肉でも文字が異なっています。

「とり」で検索したら、「鶏」は検索でひっかかりません💦

別検索になっちゃうのは嫌だ

あるあるですね。ひとがフリーワードで入力すると、どうしてもぶれが出てしまいますシステム化するときに、ここはいつもハードルになりますね。

ExcelでIT化をはじめることはいいこと

表計算

Excelでシステム化?

って思うかもしれませんが、レベルアップとしては、

Excelの表を作成⇒Excel関数⇒ExcelVBA⇒ACCESS⇒システム

と成長することで、ユーザーも成長できるのです。

野球でいうと、中学生(Excelレベル)がいきなりプロ野球(システム開発)に挑み、自分が望む通りのものができることはムズイです💦


使いはじめてあるあるなのが、

  • ○○できるようになったらいいなぁ
  • ○○みたいなことがたまに起きるんだけどどうしらたいい?
  • 外でも見れたらいいなぁ
  • システム改修ってこんなにお金がかかるの💦

システム開発で1番大切なことは?

育てる

システム開発は、妄想力が必要です。これは、システム開発に携わる人すべて必要です。

あつし
どんなパターンがあるかなぁ?
どんな機能が欲しくなるかな?

この作業がシステムをより良いものにしていくのです。

今回は、自分がお店で働いていたらどんなことが気になるのか、オーナーとしてメニュー管理者、そして調理者としてそれぞれを妄想しました。そして自分の今までの経験を踏まえながら。

この作業は、とっても大切な時間です。これで、相手の思っていることより、さらに良いものを提供できる可能性をうみだす可能性があるうれしい時間❕

データベース化するときのハードル

壁を壊す

これも、Excelで作っていたものをデータベース化するときのあるあるです。

テンプレートが途中で変わっている!

もらったレシピのデータがシート800もあったのでデータベース化するプログラミングをとりあえず書いて、一覧化しながら気づいてしまいました。

Sato
あれ?全部同じ行数っていってたけど、行数が違うテンプレートがあるぞ

これも、あるあるですね(笑)本人は何も悪気はないのですが

Excelでなにか管理するとき、できればシステムに詳しい人に基本構成を作ってもらっていると、将来データがきれいに溜まりやすいと思いますよ。

作業しながら考えてたこと…

  • 調味料までヒットしたらいけない
  • 言葉の揺れを検索で引っ掛ける方法
  • 現在のデータシートのフォーマットが異なるものがある(後で補正が必要)

システムはコミュニケーションがすべて

チーム

システム開発で問題が発生してしまう原因はわかりますか?

システム開発において気を付ける唯一のことは、『認識相違』です。ほんまにこれ!どんなに話をして、共通認識が取れている!って思っても、出来上がってきたら違う!ってことが、起きるもんです。

システム作成は、ExcelであれACCESSでも本格的なシステムであれ、小さなシステムでも認識相違が起きるものと思っておいていいです。

システム開発する時以外でも、仕事がうまくいかないことが発生する原因は、ほとんどコミュニケーション不足でしょう。

社内でもコミュニケーション不足で問題が発生することがよくありませんか?

それが、他社とシステムを作るってなると、かなりコミュニケーションが必要となります。

アジャイル型開発がいい

アジャイル開発

アジャイル型開発って聞いたことありますか?

アジャイル型開発は、ちょこっと作って試してみる!
この方法だと、使う側もイメージしやすいので認識相違が起きにくくなります。

とにかくちょっと作っては、イメージを確認する。この繰り返しです。

この作業をしていると、

あっ、こんな風にできたらいいなぁ~

なんてことが出てきます。

伝えてなかったけど、たまにこんなこともあるんだけど

これ、作る立場からしたら何とかしてあげたいけど、めっちゃ作り直しやん!ってことになることも💦
システムの根幹にかかわり、開発費用も期間も予定通りにいかず、お互いに不幸になってしまうことがあるんですよね

とにかく、システム作成はコミュニケーションがすべてです。ユーザー側もコミュニケーションが求められます。

盛りつけした画像があるとわかりやすいな

盛りつけ

まだ、何も動かい状態の画面イメージを送って、動作した時のイメージを伝えます。

そうすると、

どこかに、盛り付けた画像って載せれます?
そうかー!たしかに画像があるとイメージがしやすいですね!納得です!やってみますね!

少しすすんだらWeb会議や実際みてもらう

とにかく、少し進んでら見てもらいます。

なぜか、分かりますか?

もうお分かりですよね。認識相違が発生しないようにするためです。

『丸いボール』と言われて、想像するものがみんな違う

野球ボール、ソフトボール、ハンドボール、ゴルフボール、サッカーボールetc.

とにかく、見てもらいながら一緒に作り上げるシステムがいいんです。

ユーザーとしてシステム開発経験値がたまると、こう伝えておいた方がいいな!とか、認識相違が発生しないように図式化しようとしたりするけど、経験値がなかったら気づかないポイントですね

あっ、こんな風に動いたら便利です!

これは、本当にうれしいお言葉!本当にリアクションがいい人は、作った甲斐があると思わせてくれます。

とりあえず仮完成

作りながら、

削除機能は要りますか?
削除は要らないです

コミュニケーションをとりながら進めていきます。

削除については、Excelなので行削除すれば対応は簡単なので、機能は省きました。

こういったことも、コミュニケーションがすぐにとれるからですね!

ここからは、

  • 担当者にレクチャーして、操作を覚えてもらいながらさらなる要望をきく
  • データを一緒にきれいにする

データをきれいにするのも一緒にやろうと思います。

Excelは、本来表計算ソフトですが、作図ソフトのようにつかったり、文章作成のように使ったり…本当に便利なソフトです。

システム化する時には、ITが苦手や、苦手でなくてもシステム化の経験がない人が担当の場合、かなり不安をもっています。誰だって、最初は不安なものですよね

使うひとと寄り添うことは、お互いメリットだらけ

担当者の横にいながらするだけでも担当者にとっては、とっても安心できるものです。そして、作業をともにすることでチームワークもあがり、システムへの理解も深まります。愛着もでてきます。

せっかく作ったシステムが使われないことがいちばんお互いにとってハッピーではないので、フォローアップはとても大切なことです。

ただ、どうしてもシステムを作れる人でコミュニケーションがとれて寄り添える人って、人件費が高いです💦

特に、ある程度の規模のある会社でシステム開発を依頼すると、SEさんを1日捕まえると最低、5万~8万ぐらいのお金がかかる💰

今後の発展をお互いに想像する

システム化すると、こんなこともやってみたい!なんて、人間は欲深いのでなるものです(笑)

メニュー一覧ができたので、毎日記録をとれば、人気おかずがわかったり、原価を入力すれば、原価計算ができるようになります。

作る難易度もあれば、だれが作れるかの判断にも使えるかもしれません。

システムは、このようにひとつの問題から、使う人や会社のみんなの状況を知っている人に関わってもらうことが大切です。作ったら終わりでなく、一緒に育てていくことが大切です。

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