こんにちは！縁紡ぐです。今回はExcelを使ってメニューレシピの管理を作成させていただきました。ぜひ参考にしてみてください。
日替わりランチメニューが８００種類！何とかしたい！
日替わりメニューがあるとメニューがたくさん💦
月に１回ご訪問させてもらって、ホームページ、ＳＮＳそしてＩＴ全般的な相談や、これからどうやっていくかを一緒に考えさせてもらっています。
お客様は、福祉業界の会社で、就労支援B型のカフェを運営しています。日替わりランチセットが、なんと「一汁八菜」でおかずの種類を売りにしています。
季節ごとや、地方に特産物を買い付けにいったりしているので、メニューがお店がオープンして１年半でなんと８００種類に❕
メニューのレシピ探しが大変🔍
実際のレシピがこれです。
これが８００種類もありますが、いまはExcelで作ったレシピを印刷して、パウチしています。パウチには、管理ナンバーを振ってあり、一覧表で番号とメニューがを管理しています。
最初のうちはこれで、便利に管理ができていたとのことでしたが、最近、
こうなったら、メニューが８００種類もあるリストを上から下までずっと見ていきます💦
他にも、
こんな時には、本当に苦労しながら探しているとのことでした！
こういったヒアリングは、とっても大切ですね。毎月、会うので最初のころは、社長以外は話してこなかったけど、だんだん話すことも増えて、日常のちいさな改善も相談できることができるようになることで、どんどんＩＴレベルがあがっていきます。
色んな話ができると、勉強になりますし、あれも困っているって前聞いたから、これで解決できるんじゃないかってアイデアにもつながりますね。
どんな風に便利にしたいかヒアリング
ということで、ヒアリング開始。
関係のない話も、色々しながら要望を聞いていきました。
- 複数人で同時に使うことはない
- 自分が見つけたいレシピをぱっと検索したい
- 新しく登録したら印刷してパウチして使いたい
聞いたところ条件はこちらでけでした。
レシピを見ながら検索することを想像します。
※Excel完成後、できればスマホで見れると外でもパウチがない時でも確認できたらいいなぁ、ってなる（笑）
あつしデータをよく見てると、Excelやシステムでもフリーワード状態だとあるあるの状態を発見！
おなじ鶏肉でも文字が異なっています。
「とり」で検索したら、「鶏」は検索でひっかかりません💦
あるあるですね。ひとがフリーワードで入力すると、どうしてもぶれが出てしまいます。システム化するときに、ここはいつもハードルになりますね。
ExcelでIT化をはじめることはいいこと
Excelでシステム化？
って思うかもしれませんが、レベルアップとしては、
と成長することで、ユーザーも成長できるのです。
野球でいうと、中学生（Excelレベル）がいきなりプロ野球（システム開発）に挑み、自分が望む通りのものができることはムズイです💦
使いはじめてあるあるなのが、
- ○○できるようになったらいいなぁ
- ○○みたいなことがたまに起きるんだけどどうしらたいい？
- 外でも見れたらいいなぁ
- システム改修ってこんなにお金がかかるの💦
システム開発で１番大切なことは？
システム開発は、妄想力が必要です。これは、システム開発に携わる人すべて必要です。
あつしこの作業がシステムをより良いものにしていくのです。
今回は、自分がお店で働いていたらどんなことが気になるのか、オーナーとしてメニュー管理者、そして調理者としてそれぞれを妄想しました。そして自分の今までの経験を踏まえながら。
この作業は、とっても大切な時間です。これで、相手の思っていることより、さらに良いものを提供できる可能性をうみだす可能性があるうれしい時間❕
データベース化するときのハードル
これも、Excelで作っていたものをデータベース化するときのあるあるです。
もらったレシピのデータがシート８００もあったのでデータベース化するプログラミングをとりあえず書いて、一覧化しながら気づいてしまいました。
Satoこれも、あるあるですね（笑）本人は何も悪気はないのですが
Excelでなにか管理するとき、できればシステムに詳しい人に基本構成を作ってもらっていると、将来データがきれいに溜まりやすいと思いますよ。
作業しながら考えてたこと…
- 調味料までヒットしたらいけない
- 言葉の揺れを検索で引っ掛ける方法
- 現在のデータシートのフォーマットが異なるものがある（後で補正が必要）
システムはコミュニケーションがすべて
システム開発で問題が発生してしまう原因はわかりますか？
システム開発において気を付ける唯一のことは、『認識相違』です。ほんまにこれ！どんなに話をして、共通認識が取れている！って思っても、出来上がってきたら違う！ってことが、起きるもんです。
システム開発する時以外でも、仕事がうまくいかないことが発生する原因は、ほとんどコミュニケーション不足でしょう。
社内でもコミュニケーション不足で問題が発生することがよくありませんか？
それが、他社とシステムを作るってなると、かなりコミュニケーションが必要となります。
アジャイル型開発がいい
アジャイル型開発って聞いたことありますか？
とにかくちょっと作っては、イメージを確認する。この繰り返しです。
この作業をしていると、
なんてことが出てきます。
これ、作る立場からしたら何とかしてあげたいけど、めっちゃ作り直しやん！ってことになることも💦
システムの根幹にかかわり、開発費用も期間も予定通りにいかず、お互いに不幸になってしまうことがあるんですよね
とにかく、システム作成はコミュニケーションがすべてです。ユーザー側もコミュニケーションが求められます。
盛りつけした画像があるとわかりやすいな
まだ、何も動かない状態の画面イメージを送って、動作した時のイメージを伝えます。
そうすると、
少しすすんだらWeb会議や実際みてもらう
とにかく、少し進んでら見てもらいます。
なぜか、分かりますか？
もうお分かりですよね。認識相違が発生しないようにするためです。
野球ボール、ソフトボール、ハンドボール、ゴルフボール、サッカーボールetc.
とにかく、見てもらいながら一緒に作り上げるシステムがいいんです。
ユーザーとしてシステム開発経験値がたまると、こう伝えておいた方がいいな！とか、認識相違が発生しないように図式化しようとしたりするけど、経験値がなかったら気づかないポイントですね
これは、本当にうれしいお言葉！本当にリアクションがいい人は、作った甲斐があると思わせてくれます。
とりあえず仮完成
作りながら、
コミュニケーションをとりながら進めていきます。
削除については、Excelなので行削除すれば対応は簡単なので、機能は省きました。
こういったことも、コミュニケーションがすぐにとれるからですね！
ここからは、
- 担当者にレクチャーして、操作を覚えてもらいながらさらなる要望をきく
- データを一緒にきれいにする
データをきれいにするのも一緒にやろうと思います。
Excelは、本来表計算ソフトですが、作図ソフトのようにつかったり、文章作成のように使ったり…本当に便利なソフトです。
システム化する時には、ＩＴが苦手や、苦手でなくてもシステム化の経験がない人が担当の場合、かなり不安をもっています。誰だって、最初は不安なものですよね
使うひとと寄り添うことは、お互いメリットだらけ
担当者の横にいながらするだけでも担当者にとっては、とっても安心できるものです。そして、作業をともにすることでチームワークもあがり、システムへの理解も深まります。愛着もでてきます。
せっかく作ったシステムが使われないことがいちばんお互いにとってハッピーではないので、フォローアップはとても大切なことです。
ただ、どうしてもシステムを作れる人でコミュニケーションがとれて寄り添える人って、人件費が高いです💦
特に、ある程度の規模のある会社でシステム開発を依頼すると、SEさんを１日捕まえると最低、５万～８万ぐらいのお金がかかる💰
今後の発展をお互いに想像する
システム化すると、こんなこともやってみたい！なんて、人間は欲深いのでなるものです（笑）
メニュー一覧ができたので、毎日記録をとれば、人気おかずがわかったり、原価を入力すれば、原価計算ができるようになります。
作る難易度もあれば、だれが作れるかの判断にも使えるかもしれません。
システムは、このようにひとつの問題から、使う人や会社のみんなの状況を知っている人に関わってもらうことが大切です。作ったら終わりでなく、一緒に育てていくことが大切です。
コメント