【実際例あり】事務作業を効率化するRPAってどんなの？超わかりやすく解説！

こんにちは、ごろうです！

『事務作業を効率化したいけど方法がわからない？』と悩んでいませんか？

そんな方に向けて、今回は事務作業を効率化するソフト、RPA（ロボティック　プロセス　オートメーション）について書いていきます。

この記事では、「RPAで事務作業を効率化自動化したい、でもどうやってすればよいか不安・・・という方向け」に紹介しますね！

まず、一番大切なのは、

「RPAというソフトを理解してまずは早くひとつシナリオを作ってみて体験してみること」。

本記事で、事務作業を効率化するためのRPAについて理解ができるようになりますので、ぜひご覧ください！

ごろうの経歴

事務作業を効率化・自動化するRPAについて

2017年ごろから日本では話題になり始めたRPA（Robotic Process Automation)。

これまで、人間でしかできないと思われてきたパソコンの作業、、、

条件によって処理を変更するといった高度な作業についても、人間に代わって自動で行えるようにしたソフト

それがRPAです。

最初は、保険会社や金融機関で事務作業の効率化・自動化で導入がすすみ、2022年までには大企業は導入がかなり進んでいて、今現在は、中小企業へ徐々に徐々にと、展開が始まっている状況なのです。

RPAで事務作業を効率化しやすいものとは

では、『RPAでいったいどんな作業を効率化できるの？』って、疑問に思いませんか？

基本的には、パソコンで行っている作業はほとんどロボによる作業が可能ですが、Saas等でロボットによる操作等を禁止している場合があるので、そこは規約等の確認が必要な場合がありますので確認してくださいね。

RPA化しやすい業務は以下の条件に当てはまると思っています。

これは、実際使ってみての感想で、あくまでもしやすいってことです。

単純な繰り返し作業でなくても、OCRソフト（アナログデータ➡テキストデータ化）や、VBAなどでデータ作成を行うことで自動化することが可能となっていきます。

実際のRPA化例について

RPA化した実際の例を確認してみましょう。

わたしが体験したのは、

• 経理システムへの入金消込業務
• ファイル連携処理＋メール通知
• データ入力作業
• PDF➡OCR➡データ入力
• システムからデータ出力して会議資料作成
• etc.

たくさん作ってきたのですが、やはりデータ入力がメインとなることが多いですね。

他には、

• ホームページの更新
• 商品情報更新
• ライバル店料金データ収集

など、業界業界によってさまざまな自動化情報があります。

下記リンクは、PowerAutomateDesktopのWeb版であるPowerAutomateのページですが、一部PowerAutomateDesktopではできないこともありますが、参考になると思います。

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ビジネス プロセス フローの概要 - Power Automate Power Automate のビジネス プロセス フローの概要を説明します。

まずは、業務をひとつ自動化することがオススメ！

実際に、ひとつ作業を自動化してみると、こんなこともできないかな？って、欲求が出てくるものです。

実際に、RPAを作成して使い始めた部署からは、

『こんなシナリオも作ってくれない？』と依頼がありますが、RPAの存在を知っていても使う体験をしていない部署からは、全然依頼がないです。

体験することがとても大切ですね！

2021年までは、RPAソフトは高額（開発ライセンス+実行ライセンスで数十万～数百万円）なものしかありませんでした。なので、RPAをどこかに１個作ってもらって、アイデアを膨らましていこう！という、対応ができませんでした。

そこにMicrosoftがPowerAutomateDsktopをWindowsユーザーでは、無償（一部機能は有料のみ利用可能）でほとんどの機能が使えるようにリリースされました。

なので、これからRPA導入を検討する際には、まずは体験！ということができるようになりました(o^―^o)

RPAをめっちゃ使ってみて、よいところと悪いところ

RPAを実際利用してのいいところは、

RPAの良いところ

文句を言わない
２４時間働ける
労働基準対象外
フローが整理される
業務がルール化される
マニュアルの代わりになる

RPA導入で副次的によくなるのは、自動化するためにフローを整理してルール化しようとするところです。今までは、いろんなことに人間で判断して対応していたけれど、それって本当はしなくてもいんじゃないの？って、思い返すキッカケとなり業務がシンプルになります。

RPAの悪いところ

シナリオにない想定外のPCの通知や動作で止まる
業務アプリ側のアップデートで動かなくなる
パソコンが１台RPA用になってしまう（使い方次第ですが）

夜中に実行するRPAが、止まっていることを朝出社してから気づくってことがあります💦テンション下がるー！

あとは、EdgeやChromeのアップデートでの影響を受けるのか、きのうまで動いていシナリオが動かないなんてこともよくあって、意外とメンテナンスする回数が多いことです。

RPAの急速な普及の理由

RPAが急速に発展している理由について、代表的にものです。

少子高齢化による人手不足

日本においても労働人口減少問題が発生しています。

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単純な作業については、自動化することで本来の企業としての活動に時間を充てることが必要とされてきています。

他社導入事例の情報が増えた

大手企業は、自社でエンジニアを抱える場合もありますし、１シナリオを数百万円を数十本、数百本を作成し、年間何万時間（1万時間約5人）も労働時間の短縮をしています。

こういった情報がたくさん世の中に出るようになり、ライバル企業や他業種でもRPAへの取り組みが増えてきているんですね。

API連携の開発費用が高額

RPAってシステム同士のデータ登録作業が一番多いのですが、例えば、AシステムとBシステムとを直接やり取りさせる技術が、API連携ですが、まだまだこの技術は高価です。

しかも他システムなので、IDなどのキーが統一されていない場合、変換も必要になります。

SPAが増えて徐々に技術者は増えてきていますが、まだまだ高価であることや、仕様変更による修正も高いので、RPAで対応することが結果的に安くなり、変化にも対応しやすいのが現在の状況です。

大切なのは優秀な社員が事務作業に追われて、本来考えるべき営業戦略や経営戦略の時間が削減されるこです。

同業他社がRPA導入により、効率化自動化を行い新たな営業戦略に挑戦している時に、自社の社員が請求書のデータ入力をしている状況では、勝敗はいずれ決まってしまいます。

結論

実際、RPAを使用してみて、パソコンに精通している人には割と簡単にできるのではないかと思います。

しかし、あまり知識のない人にとっては、すらすらとってわけにはいかないなと感じます。

RPAで作業していると、

“誰かに聞きたい！すぐに教えてほしい！！”という気持ちになることもありました。

みなさんそうだと思いますが、他にやるべき仕事もありますし、RPAだけに闘魂ってわけにもいかないのが実際のところ。

一番の近道はやっぱり知っている人に教えてもらうことかなと思います。

やはり、サポートがあるのとないのとでは、作業スピードに雲泥の差がでるなと感じます。

“独学よりも教えてもらいながらロボットを作成する方が、時間も、心も、労力も「楽」”

ですよね。。。

兎にも角にもまずは体験してみるがまず先です！！行動あるのみ！！

みなさまもぜひRPA、トライしてみてくださいね。

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