ＲＰＡで自動化して経費削減しよう！
RPAってなに？
ＲＰＡって何か知っていますか？ＲＰＡとは、「Robotic Process Automation」の略であり、業務自動化の取組みをあらわすことばです。バックオフィスを効率化するためのツールです。
人が行う定例的なパソコン操作をソフトウェアのロボットが代替して自動化するものです。従来のシステムやアプリケーションでは行き届かなかった業務も効率化できる可能性が高く、大きな業務時間削減効果を得られる可能性を秘めたものです。
総務省でも各自治体への導入を推進しています。
費用は削減できるだけ、利益が残ることになります。
日本でのRPAトレンド状況
日本では、２０１６年ごろから少しづつ話題になりはじめ、２０１７年から本格的に話題になりました。そして、大企業の導入が落ち着ていきたためか減少傾向にあります。しかし、相変わらず一定のトレンドがあります。日本はアメリカのＩＴ投資状況より１０年遅れていると言われています。アメリカのトレンド状況を見て将来を予想してみましょう。
アメリカでのRPAトレンド状況
アメリカは、２００４年からRPAについてトレンドとなっており、電子化が日本より進んでいるため、さらに近年たかまっています。今後、RPAの利用は、日本においても電子化が進む中で利用が促進されることが予想されています。
最近、募集をしてもなかなか応募が少なかったりしませんか？日本は、人口減少が始まっています。それと同時に、労働人口減少もはじまっています。
労働人口減少による打開策としてもRPAなどのIT技術が今後利用されることになります。
RPAでいったい何ができるの？
RPAっていう言葉は聞いたことあるけど一体に何ができるの？という、疑問が出てくると思います。RPAの得意なことは、
- 入力業務や手順が決まっている業務
- メールとシステムの自動化
- データの収集や分析業務
のような、ある程度決まった手順がある業務です。「イレギュラーが発生した時にどうすればいいか？」は、RPAは得意でない分野になります。
入力業務や手順が決まっている業務
システムへのデータ入力は、RPAでよく使われている分野のひとつです。人よりも確実に、ずっと入力しつづけることができますので、効率化の効果を得やすいところです。特に、システム間のデータ入力は、お互いに情報が確実なためRPAへには最適な業務です。
たとえば、受注発注管理システムに銀行からの入出金データをみながら、入金日を入力するし消込をおこなうことです。
また、システムの並行稼働時に、新旧システムが同じ結果になるかを検証するために、新旧のシステムに２重入力することがよくありますが、これをＲＰＡで実施することで、並行稼働のストレスを軽減することができます。業務時間外も動かすことができるのも、RPAの良さのひとつです。
- RPAは人より確実にシステムへの入力ができる
- 業務時間外も動かすことができる
メールとシステムの自動化
納品がおわったから、請求書をＰＤＦで出力してお得意先にメールで送らなきゃ。
こんな業務は、RPAで次のような条件を満たせば自動化することができます。
- 請求先の名称が、ファイル名や特定の場所に記載があること
- 請求先の名称とメールアドレスが一覧表であること
ほとんどの企業様で自動化できる可能性がある部分です。PDFでの送信でなく、現物の請求書を送付しなければならない場合でも、印刷処理までを自動化することが可能です。
また、逆に注文書が添付されたメールが届いたら注文書からシステムへデータ入力するといったことも自動化することができます。
データの収集や分析業務
RPAは決まったサイトの情報を定期的に集めることも得意です。たとえば、ライバルのホテルの宿泊料金を検索し、リスト化するなどルーチンワークで行っているデータ集計作業は、RPAの活用がしやすいところです。
例えば、まわりのホテルが５００円以上高くなったら担当者にメールをすることで、自分たちも値上げをするか検討を促す、ということもできます。使い方によっては、心強い営業支援ツールになってくれます。
RPAでめっちゃ効率化するには…
RPAを効果を最大限に引き出すためには、現在の業務のながれ、システム、制約事項、そして工数調査をおこない、見える化してから改善ポイントを見つけて行っていくことです。
例えば、調査せずに改善を行った場合に発生する問題が次の通りです。
- ２人で行っている業務を自動化して３０分削減したが、１０人でやっている５時間の業務を効率化できるところがあった
- 楽になったけど効果が数値化されていないから、他の部署に導入がすすまなかった
- システムにデータがあるからRPA化する必要もなかったけど、担当者が知らなかった
こういったことは、現実によく発生することです。これらの問題はを解決するには、業務調査から行う必要があります。
ただし、業務調査をすることはそれなりに現場への負担があります。無料のRPAソフトのPowerAutoMateDesktopがが出るまでは、１００万円以上する投資しないと何も始めることができなかったのですが、今は、無料で始めることができますので、まずは１つ自動化してみて効果を感じてから行う方が前向きに進めやすくなるので、おすすめの方法です。
RPAで効率化した実例
ここまで、RPAについて書いていきましたが、実際にどんなことを自動化したかを紹介したいと思います。効果が多かった順ではないですが、こんなこともできるんだってことがイメージできると思います。
- 業務システムの並行稼働入力業務（４ヶ月間で600時間削減）
- 経理システム入金消込作業自動化（月３０時間削減）
- 売上集計作業およびメール送信作業（月１０時間）
RPAを活用する方法はアイデア次第で可能性が広がります。また、ExcelやACCESSでVBAでプログラミング処理を追加できると、さらに可能性が広がります！
RPA化を実体験してみよう
RPAを実体験することが、新たなアイデアがうまれるきっかけになります。PowerAutoMateDesktopは無料ですので、インストールして自動化の第一歩を踏み出してみましょう！
＠縁紡ぐでは、RPA体験をしていただく「RPA体験プラン」があります。「＠縁紡ぐ」がご訪問させていただき、実際に業務で使われているPCにPowerAutoMateDesktopをインストールし、シナリオを作成させていただき、RPAを体験していただきます。