情報システム

【必見!】システム導入を成功させるための方法

システム導入をするけどうまくいくかなぁ

そんなあなたの悩みにお答えします。

記事の内容

・システム導入の成功とはなに?

・部署によって考えていることは違う

・100点なんて目指すな80点とれたら、奇跡だ!

この記事を書いている僕は、情報システム10年以上のベテランです。

会社では、チーム、部署、社内全体への業務改善を数多く行ってきた実績があります。

筆者の信頼性

・大規模システムからグループウェア等を導入経験多数

・数億円規模のシステム導入の中心を担う

・頓挫しかけたプロジェクトを成功に導く

システム導入の成功ってなに?

みなさんは、システム導入の成功って何か明確に描けていますか?

「新たなシステムが本稼働出来たらOK」

とかぐらいのような。

成功は導入するシステムによって違う

システム導入の成功は、新たなシステムが本稼働することです。

Saasであれば使い始めることです。

もう、これで60点の合格点です。

システム導入で60点 ほかの40点は何?

システム稼働で60点なら、あとはどんなことがプラスになるかを考えてみましょう。

ポイント

  • システム導入時期の、残業がたくさんにならない
  • 現場が混乱し誤請求など業務的にミスがおきなかった
  • 社員全員が喜んでいる

これが、残りのプラス部分です。

システム導入時期だから残業も、休日出勤もしないければならないっていうのは、昭和の考え方だと思っています。

まぁ、実際はほとんどの場合、残業や休日出勤は起こります(笑)

できれば、取引先やお客様にご迷惑をおかけすることは避けたいのですが、残業等が増え、慣れないシステムでの操作によって事故することはあります。

理想は、全社員がシステムの導入を喜んでいることですね。

システム導入のプラスは、とても大切なこと

プラス部分を上げていくためには

なるべく、残業も事故も少なく社員全員が喜んでくれると嬉しいと思ってもらいたい。

だから、それをどうしたら実現できるかを経験上わかります。

情報共有をできるだけしておく

『情報共有』これにつきます。

システムを開発や導入する立場にいる人は、なぜこのシステムがこうなっているのか…

ここにこんな機能があったらいいけど、開発費とスケジュールが合わなくなるから今回は見送ろう…

とかって、判断することがたくさんありますが、現場はそんなこと知りません。

なので、単純に使いにくいシステム…

現場のことがわかってないって、思われるのです。

情報共有のポイントは、下のものになります。

ポイント

  • たくさんの情報を一気に発信しない
  • なぜ、なぜを深くして理由と思いを伝えること
  • フレンドリーさが必要

最後のフレンドリーさは、結局、発信してても一方的やし!っていう、不満を少しでも緩和するためです。

情報共有は難しい

お金の面や、スケジュールや色んなシステム的な条件、テーブル構成等で、できないことが発生しますが、それを都度発信していると、それだけで1人が毎日2時間対応時間として取られてしまいます。

大切なのは、システムをきちんと詰めて稼働準備をすることですので、時間は情報共有よりもシステムに投下することになりがちです。

それでいいです。そうしなければ、最低の60点もとれなくなる可能性があるので。

システム導入の難しさは見てる世界が違う

システム導入を行う情報システムと現場の利用者とは、見てる世界が違います。

システムが大きければ大きいほど違いがあります。

現場の目線

  • 入力補助が欲しい
  • ○○の帳票がすぐに出せるようにしてほしい
  • 処理が速くなってほしい

情報システムの目線

  • 経営分析のためにこの入力項目が必要だ
  • 会社全体の収支状況がわかるような分析画面が必要
  • 営業部門の利用としては、使いにくいかもしれないが、経理部門、総務部門が助かるから実装しよう

こんな感じで、情報システムは会社全体での最適化を考えますので、目線が違って当たり前なのです。

現場の人でもこれをすぐにわかってくれる人は、稀にいますが稀少種なのでわかない人が当たり前と思っておかなければなりません。

60点を取ろう。あとはできたらいいなぁ、って思うこと

システム導入で100点を取ろうとするとキツイです。

すこし大きなシステムになると、うまくいかずストレスがたまり、精神を病むか、攻撃的になり社内もしくはベンダーともめることになるでしょう。

だから、60点は取ろう!あとは、80点まであげれたらいいなぁ。ってメンタルでやると、状況の変化に柔軟に対応することができます。

また、心に余裕があると前向きになり、良い改善案が出たりするものです。

まとめ

システムの成功は稼働や使い始めること

情報共有は大切だが難しい

情シスと現場は見ている世界が違う

 

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