「数年分の勤怠管理が一瞬に！」業務効率化システム開発の成功事例
こんにちは！大阪市を拠点に活動している『縁紡ぐ』の稲垣です。
SWELLを使ったホームページ制作や、Excel、ACCESS、RPAなどのシステム開発を行っています。
また、Excel、Word、Outlookの研修や、情報セキュリティ研修も行っています。身近なITの相談相手になりたいと思っています。
お気軽にお問い合わせください。
業務監査等の書類作成でお困りではありませんか？
稲垣こんにちは！稲垣です！
以前、ご依頼をいただいたお客様からご連絡がありました。
業務監査や行政の検査で過去数年分の全従業員の勤怠記録をまとめなければならないのですが、これから楽にする方法はありませんか？
大阪府の某企業様からこんなご相談をいただきました。今は、紙で過去データを管理しているということで、会社間でお伺いしました。
業務監査や公的機関への提出書類を作成する際、数年間分の勤怠管理の紙を遡って確認する作業が大変。何十人もの履歴を追うのに時間がかかりすぎる。何かいい方法は、ありませんか？
実際にお伺いしてわかったのは、単なる「履歴検索」だけでなく、もっと根本的な業務効率化の余地があるということでした。
お客様が抱えていた「隠れた課題」
打ち合わせを通じて明らかになった主な課題は
- 入退社した全従業員の勤怠履歴管理
- 数年にわたる時給変更の追跡
- 現金支給時の金種計算の手間
- 業界指定フォーマットでの帳票出力
稲垣「すぐに履歴を調べたい」という表面の要望の裏には、実はもっと深い業務改善の可能性が眠っていました
私たちの「見える化」開発手法
私は、情シスでシステム開発のユーザー側（使う側）でも長く仕事をしてきましたので、その経験から、いきなりシステム開発に入るのではなく、以下の手順をまずは実行します。
- 画面イメージの作成（実際には動かない状態）
- 帳票サンプルの作成
- お客様とのイメージ確認
使う場面や、必要な機能（できること）を全部伝えていたつもりでも、この段階で「こういう検索条件も欲しい」「この入力パターンを簡略化したい」といった具体的な要望が次々と出てきます。
稲垣動かない画面でも、画面があることで、操作イメージが具体化し、本当に必要な機能に気付けるのです。
感動の納品現場
開発を進める中でも、オンラインで打ち合わせをしながら進めていきました。
稲垣システム開発で失敗する大きな要因は、思い違いや行き違い、勘違いです。これを防ぐには、よくコミュニケーションをとり、確認することしか防げません。
打ち合わせを数回して、開発が終了しました。そして、操作説明をしに会社に訪問させていただいた時の、ハッピーな一幕がありました。
あ、これはこうすればいいんですよね？
とお客様ご自身が説明前に操作を始められました。イメージ通りのシステムが完成していたからこその反応です。
そして最後に頂いたお言葉は、
やりたいことが全部できている！本当にうれしい！
頑張って開発した甲斐があったな！って思う瞬間でした。
小さなシステムの大きなメリット
このようなExcelやACCESSを使った、業務効率化システムの特徴としては、
- 開発期間が短い（数週間～数ヶ月）ので、結果、安価になりやすい
- すぐに効果を実感できる
- 業務の「見える化」でさらに改善が進む
「VBAで自動化したい」「こんなシステムが欲しい」というご要望、まずはお気軽にご相談ください。あなたの「こんなの無理かな」を「こんなに楽になるんだ！」に変えるお手伝いをします。
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